Nuevo Desayuno Empresarial APYMESPA con la colaboración del Ministerio de Hacienda

APYMESPA celebró ayer un nuevo y multitudinario Desayuno Empresarial, precedido de una charla, impartida por Don Antonio Ramón Expósito, Jefe de Equipo de la Dependencia Regional de la Inspección de Andalucía con sede de Málaga, centrada en ofrecer las ‘Claves y obligaciones del nuevo sistema de facturación digital VeriFactu’.

El objetivo fue desglosar el Real Decreto 1007/2023 (RRSIF), diseñado para combatir el fraude fiscal, evitar el software de ocultación de ventas e impulsar la digitalización de pymes y autónomos.

El despliegue de VeriFactu y el Reglamento de Requisitos de los Sistemas Informáticos de Facturación (RRSIF)

Marco normativo y objetivos fundamentales

El proyecto conocido como VeriFactu se fundamenta en el Reglamento de Requisitos de los Sistemas Informáticos de Facturación (RRSIF), Real Decreto 1007/2023, modificado por el RD 254/2025. La Ley General Tributaria, en sus artículos 29.2.j) y 201 bis (añadidos por la Ley 11/2021), ya establecía la obligación para los productores y desarrolladores de sistemas informáticos de facturación de adaptarse a la normativa de seguridad.

El objetivo central de esta normativa es la lucha contra el fraude fiscal mediante la erradicación del software de ocultación de ventas. Al mismo tiempo, busca facilitar el cumplimiento fiscal y fomentar la necesaria digitalización de PYMEs, microempresas y autónomos.

Es crucial entender que esta normativa no debe confundirse con la facturación electrónica de carácter mercantil. La facturación electrónica, que tiene un carácter mercantil y busca el control de pagos y el seguimiento de plazos a proveedores, se espera que llegue aproximadamente en dos años y es independiente del RRSIF. Además, el RD 1007/2023 no altera el contenido sustantivo de la factura ni modifica las obligaciones de facturación vigentes (ROF 1619/12). Quien no estuviera obligado a emitir factura antes, no lo estará por este nuevo reglamento.

Ámbito de aplicación: Quién está obligado y quién queda excluido

El Reglamento tiene una vocación de universalidad.

Ámbito subjetivo (Obligados): Se aplica a:

1. Todos los empresarios y profesionales.
2. Los productores y comercializadores de los sistemas informáticos.
3. Contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades (IS).
4. Contribuyentes del IRPF que desarrollen actividades económicas.
5. Contribuyentes del IRNR con Establecimiento Permanente (EP).
6. Entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades económicas.

Exclusiones notables:

• Sistema de Información Inmediata (SII): Quedan fuera aquellos que ya están incluidos en el SII, ya sea por obligación o por elección voluntaria. La Agencia Tributaria (AEAT) permite la adscripción voluntaria al SII si se prefieren esas obligaciones a las del VeriFactu.
• Entidades Públicas y Exentas (LIS): Las entidades exentas del artículo 9.1 de la Ley del IS (como la Administración Central, CCAA, etc.) no están sometidas. Las entidades parcialmente exentas (Artículo 9.2, 3, 4 LIS) solo estarán sujetas por las operaciones que generen rentas sujetas y no exentas.
• Operaciones Específicas: Quedan fuera determinadas entregas de energía eléctrica y aquellas documentadas por el destinatario o un tercero (autofacturas) si el emisor de estas está incluido en el SII. Las operaciones realizadas a través de EP situados en el extranjero tampoco están incluidas.

Ámbito objetivo (Tipo de facturas): Incluye todas las facturas emitidas (B2G, B2B, B2C), tanto si son facturas completas como simplificadas.

• Las operaciones que deben facturarse según el ROF 1619/2012, incluyendo aquellas exentas de IVA, están incluidas dentro del ámbito.
• La obligación es universal e incluye toda la facturación, sin importar si el destinatario es extranjero (exportaciones, EIB, prestaciones de servicios al exterior).

Ámbito territorial: Aplica a todo el territorio español de régimen común, incluyendo Canarias, Ceuta y Melilla (con especialidades de IGIC e IPSI). No aplica a los territorios forales de País Vasco y Navarra, ya que el País Vasco aplica su propio sistema (TicketBAI).

El concepto de Sistema Informático de Facturación (SIF)

La obligatoriedad del RRSIF solo se activa si el empresario utiliza un SIF. Un SIF es el conjunto de hardware y software utilizado para expedir facturas que realiza TODAS las siguientes acciones:

1. Admitir la entrada de información de facturación por cualquier método.
2. Conservar la información de facturación (ya sea localmente o mediante remisión a otro sistema).
3. Procesar la información de facturación para producir otros resultados derivados, como generar libros registro de IVA, libros registro de IRPF, la contabilidad o cualquier otro resultado utilizado para el cumplimiento voluntario de obligaciones tributarias.

Situaciones que no constituyen un SIF (y por lo tanto no están obligadas al RRSIF):

• Facturar mediante talonario preimpreso o redactar facturas a mano.
• Usar un programa como MS Excel únicamente para grabar, imprimir y conservar facturas.
• Estarán obligados si ese mismo Excel tiene una macro programada para generar, por ejemplo, el Libro Registro de Facturas Expedidas, ya que esto se considera “procesamiento para producir otros resultados derivados”.
• En el caso de aparatos como máquinas de tabaco o ciertas lavanderías automáticas, si la máquina solo cobra y devuelve cambio, y esa información no se almacena ni se procesa para generar registros de IVA o contabilidad, no es un SIF.

Unicidad de Acto: Si una de las actividades del obligado tributario utiliza un SIF, la obligación de usar un sistema adaptado se extiende a todas las actividades (unicidad de acto), por lo que no se pueden emitir facturas manuales junto con facturas de SIF. El encadenamiento de registros (hash) es único para cada SIF, aunque se utilicen distintas series de facturación, el encadenamiento será cronológico por SIF.

Mecanismos de seguridad y registros de facturación

El eje vertebral del sistema es el Registro de Facturación de Alta (Artículo 10 RD 1007/2023), que debe tener un contenido y estructura predefinidos.

Huella digital o hash encadenado: El sistema incorpora el hash encadenado como elemento clave de seguridad, generando una huella digital única para cada registro de factura. Esta huella se enlaza con información de la factura anterior. Esto garantiza una trazabilidad y una huella de auditoría inalterable, de modo que cualquier alteración, manipulación o eliminación posterior dejaría un rastro verificable.

Registro de Eventos: Todo SIF debe constar de un Registro de Eventos que refleje automáticamente interacciones, operaciones y sucesos (Artículo 9 OM). Este registro debe garantizar integridad, inalterabilidad, trazabilidad, conservación, accesibilidad y legibilidad. Eventos a registrar incluyen:

• Inicio/fin del funcionamiento en modo No VeriFactu.
• Anomalías en registros de facturación o en el propio registro de eventos.
• Restauración de copias de seguridad.
• Exportación de registros de facturación y de eventos.
• Este Registro de Eventos no se exige en caso de que el sistema opere en la modalidad VeriFactu (remisión inmediata).

Las modalidades de emisión: VeriFactu vs. No VeriFactu

Existen dos modalidades de cumplimiento, ambas legales, para aquellos que usan un SIF adaptado:

Importante: Los sistemas informáticos a la venta deben ser VeriFactu o Duales (que puedan operar en ambos modos), pero nunca pueden ser exclusivamente No VeriFactu.

Plazos de entrada en vigor y aplicaciones de asistencia

El Real Decreto 254/2025 modificó la entrada en vigor para los usuarios.

• Productores / desarrolladores de software: El 29 de julio de 2025, todos los productos en el mercado deben estar adaptados al reglamento.
• Usuarios (Empresarios y profesionales):
  • 1 de enero de 2026: Para quienes tributan por el Impuesto sobre Sociedades (IS).
  • 1 de julio de 2026: Para el resto de usuarios, incluyendo los autónomos (IRPF).

La AEAT pondrá en producción todos los sistemas para remisión y validación de facturas antes del 29 de julio de 2025, permitiendo el uso de software adaptado (incluyendo la modalidad VeriFactu) antes de la fecha límite de obligatoriedad.

Herramientas de asistencia de la AEAT: La AEAT ha desarrollado una Aplicación Informática Gratuita de Facturación disponible en su Sede Electrónica, intuitiva y pensada para empresas muy pequeñas. Esta herramienta permite a las microempresas sumarse al cumplimiento del RRSIF de forma gratuita.

Aspectos prácticos y preguntas frecuentes de la jornada

Gestión de fechas y anulaciones:

• Fecha de Factura: La fecha de expedición debe coincidir con la fecha en que se le da al botón de emitir en el sistema. No se puede elegir emitir una factura con fecha anterior al momento de realizarla.
• Anulaciones / rectificaciones: Una vez que se emite la factura, no se puede hacer que “desaparezca”. Aunque se pueden anular o rectificar, estas acciones dejan un rastro. Es obligatorio justificar por qué se anula una factura, ya que la Inspección analizará las anulaciones constantes.
• Uso de proformas: Se aconseja utilizar documentos proforma o presupuestos antes de la emisión final para chequear los datos con el cliente. De esta manera, se evita anular facturas que ya han generado un registro y una huella en el sistema.
• Fallo informático / corte de energía: Si ocurre un fallo que impida la remisión inmediata, en ningún caso se debe dejar de facturar. Se amplían los plazos de remisión de los registros a la AEAT hasta que el servicio se restablezca, debiendo marcarse la existencia de una incidencia en la cabecera del envío.

El código QR y su verificación:

• El código QR tributario (o un código alfanumérico para facturas electrónicas) permite al comprador verificar si la factura está registrada en la base de datos de la AEAT, combatiendo así el fraude fiscal.
• La Orden Ministerial de Hacienda 1177/2024 especifica que el QR debe situarse preferentemente en la parte superior izquierda de la factura, pudiendo reproducirse en varias páginas, pero nunca debe ubicarse con intención de ocultarlo o confundir al cliente.
• La APP de la AEAT incluye un servicio de verificación seguro para validar que la URL asociada al QR es legítima y no fraudulenta.
• Si el software permite al usuario suprimir el QR en la impresión, el fabricante es responsable por desarrollar un producto no adaptado. Si el usuario manipula un programa adaptado (hackeo), el usuario es responsable.

Arrendamientos y actividad económica: Si una persona física es arrendadora, solo estará sujeta al RRSIF si esos rendimientos se consideran de actividad económica a efectos del IRPF. Si son rendimientos de capital inmobiliario, no está obligada al RRSIF.

Obligaciones de información adicional: A pesar de la remisión de registros de VeriFactu, los empresarios deben seguir cumpliendo con obligaciones de información como los modelos 347, Libros Registros o 390, ya que la información del RRSIF cubre principalmente facturas emitidas y no recibidas.

Acceso a registros de facturación: Los empresarios que operen en modalidad VeriFactu podrán listar en cualquier momento los registros de facturas emitidas (que se conservan en la Sede) y también podrán acceder a los registros de facturas recibidas si su proveedor opera en modo VeriFactu. También podrán obtener un “precursor” del Libro Registro de Facturas Emitidas.

APYMESPA se compromete a mantener estas jornadas informativas y de formación como un pilar fundamental de su misión.

La Asociación entiende la complejidad que implican los cambios regulatorios, como la implantación de VeriFactu, para las PYMEs y los autónomos. Dada la alta participación y el gran interés mostrado durante el reciente Desayuno Empresarial, APYMESPA reafirma su compromiso con la comunidad. Puesto que la obligatoriedad para el colectivo de autónomos (IRPF) entra en vigor el 1 de julio de 2026, y con el objetivo de promover la digitalización y facilitar la adaptación a los nuevos sistemas de control fiscal que garantizan la trazabilidad de las facturas, tenemos prevista la realización de otra jornada más adelante para profundizar en las implicaciones que afectan directamente a este amplio sector empresarial.

Aclaración actualizada sobre la entrada en vigor de VeriFactu (03/12/2025)

El pasado viernes, durante el Desayuno Empresarial organizado por nuestra asociación, se expuso que la obligación de adoptar el sistema de facturación digital VeriFactu. Hoy —y tal como acaba de publicarse en el BOE— el Gobierno ha aprobado un nuevo real decreto que modifica el Real Decreto 1007/2023 y amplía los plazos de adaptación: las empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades deberán tener sus sistemas operativos conforme a la nueva norma antes del 1 de enero de 2027, mientras que el resto de sujetos (autónomos y otras entidades) tendrá como fecha límite el 1 de julio de 2027.

Por tanto, aunque la obligación se mantiene, las nuevas fechas ofrecen un margen adicional para adaptar sistemas informáticos, elegir proveedores homologados, y planificar la transición sin precipitación.

Desde APYMESPA os seguiremos informando puntual y objetivamente de cualquier avance normativo o guía práctica que facilite la adopción de la normativa.